نیروی IT داخلی یا پیمانکار IT؟
این دو گزینه در مقابل یکدیگر نیستند.
اتفاقاً بهترین مدل برای بسیاری از شرکتها این است که:
نیروی IT داخلی، کارهای روزمره و ارتباط مستقیم با کاربران را انجام دهد و یک تیم تخصصی IT بیرونی، پشتیبان فنی، مشاور و ناظر زیرساخت باشد.
به این ترتیب شرکت هم یک نیروی آشنا با محیط و فرآیندهای داخلی خود دارد و هم به مجموعهای از متخصصان با تجربه در حوزههای مختلف دسترسی خواهد داشت.
آیا یک نفر میتواند متخصص همه حوزههای IT باشد؟
فناوری اطلاعات حوزه بسیار گستردهای است.
ممکن است یک کارشناس در:
- Microsoft
- Windows Server
- Active Directory
- شبکه
- Cisco
- MikroTik
- Firewall
- FortiGate
- VoIP
- مجازیسازی
- Backup
- CCTV
تجربه خوبی داشته باشد؛ اما پیدا کردن یک نفر که در تمام این حوزهها متخصص و بهروز باشد، دشوار است.
از طرف دیگر، نگه داشتن چنین نیرویی برای بسیاری از شرکتهای کوچک و متوسط ممکن است هزینه بالایی داشته باشد.
اینجاست که استفاده از یک تیم تخصصی IT میتواند توجیه اقتصادی و فنی داشته باشد.
یک شرکت IT به جای یک نفر، یک تیم در اختیار شما قرار میدهد
یکی از مهمترین مزایای همکاری با پیمانکار IT این است که شما صرفاً با یک متخصص کار نمیکنید.
بلکه به یک تیم با تخصصهای مختلف دسترسی دارید.
برای مثال ممکن است یک پروژه به تخصص:
- Cisco
- MikroTik
- FortiGate
- Microsoft
- Server
- Virtualization
- VoIP
- Network
- CCTV
نیاز داشته باشد.
در یک تیم تخصصی، این دانش میتواند بین چندین متخصص تقسیم شده باشد.
کاهش هزینههای استخدام متخصصان متعدد
فرض کنید یک شرکت برای زیرساخت خود به متخصص شبکه، فایروال، سرور، VoIP و امنیت نیاز دارد.
استخدام یک متخصص برای هر حوزه میتواند هزینه بسیار بالایی داشته باشد.
در مقابل، شرکت میتواند با یک پیمانکار IT قرارداد داشته باشد و در صورت نیاز از تخصصهای مختلف آن تیم استفاده کند.
به این ترتیب:
به جای استخدام چند متخصص تماموقت، از یک تیم تخصصی در زمان موردنیاز استفاده میکنید.
نیروی IT داخلی همچنان ارزشمند است
هدف از برونسپاری IT، حذف نیروی IT داخلی نیست.
اتفاقاً در بسیاری از شرکتها وجود یک نیروی IT داخلی بسیار ارزشمند است.
چرا؟
چون این فرد:
- محیط شرکت را میشناسد.
- کاربران را میشناسد.
- فرآیندهای سازمان را میداند.
- مشکلات روزمره را سریعتر پیگیری میکند.
- ارتباط مستقیمی با مدیریت و کارکنان دارد.
اما وقتی در کنار این نیرو، یک شرکت تخصصی IT نیز قرار بگیرد، یک ساختار قدرتمندتر ایجاد میشود.
پیمانکار IT میتواند نقش مشاور و ناظر را داشته باشد
یکی از مهمترین مزایای همکاری با یک شرکت تخصصی، ایجاد یک لایه نظارتی و مشاورهای است.
برای مثال شرکت پیمانکار میتواند بهصورت دورهای وضعیت موارد زیر را بررسی کند:
- سرورها
- شبکه
- سوئیچها
- روترها
- فایروال
- Backup
- امنیت
- دسترسی کاربران
- مستندات شبکه
- تجهیزات VoIP
این موضوع باعث میشود تصمیمهای مهم IT فقط بر اساس اطلاعات یک نفر گرفته نشود.
مستندسازی؛ چیزی که نباید فراموش شود
یکی از مهمترین وظایف یک پیمانکار حرفهای IT، مستندسازی زیرساخت است.
اطلاعاتی مانند:
- IP Addressها
- VLANها
- ساختار شبکه
- تنظیمات تجهیزات
- سرویسهای سرور
- وضعیت Backup
- دسترسیها
- ارتباطات بین تجهیزات
باید بهصورت اصولی مستند شوند.
این مستندات باعث میشوند در صورت تغییر نیرو، توسعه شرکت یا بروز مشکل، سازمان وابسته به اطلاعات ذهنی یک فرد نباشد.
امنیت و مدیریت دسترسیها
یکی از موضوعات مهم در هر سازمان، مدیریت دسترسی به اطلاعات و تجهیزات است.
پیمانکار IT میتواند به سازمان کمک کند تا:
- دسترسیها سطحبندی شوند.
- حسابهای کاربری مدیریت شوند.
- دسترسی مدیران سیستم کنترل شود.
- رمزهای عبور بهصورت امن مدیریت شوند.
- دسترسی افراد هنگام تغییر سمت یا خروج از سازمان بررسی شود.
- دسترسیهای غیرضروری حذف شوند.
هدف این نیست که به یک فرد یا گروه خاص بیاعتماد باشیم؛
هدف این است که سیستم سازمان بهگونهای طراحی شود که امنیت آن به اعتماد به یک فرد وابسته نباشد.
اگر یک نیروی IT از شرکت جدا شود چه؟
تغییر نیروی انسانی یک اتفاق طبیعی در هر سازمانی است.
ممکن است یک کارشناس:
- استعفا دهد.
- به شرکت دیگری منتقل شود.
- بازنشسته شود.
- برای مدتی در دسترس نباشد.
اگر زیرساخت شرکت فقط در اختیار یک فرد باشد، این تغییر میتواند برای سازمان دردسرساز شود.
اما وقتی مستندسازی، مدیریت دسترسیها و پشتیبانی توسط یک ساختار سازمانیافته انجام شود، تغییر یک فرد نباید باعث توقف فعالیت IT شرکت شود.
پشتیبانی بدون وابستگی به یک فرد
یکی از مزیتهای مهم پیمانکار IT همین موضوع است.
اگر یک کارشناس در دسترس نباشد، شرکت نباید منتظر بازگشت او بماند.
در یک تیم تخصصی، امکان انتقال موضوع به کارشناس دیگری وجود دارد.
یعنی:
پشتیبانی از یک فرد به یک تیم منتقل میشود.
این موضوع مخصوصاً برای شرکتهایی که فعالیت شبانهروزی یا سرویسهای حیاتی دارند اهمیت زیادی دارد.
دسترسی به دانش و تجربه بیشتر
یک تیم IT معمولاً با شرکتها و زیرساختهای مختلفی کار میکند.
در نتیجه تجربه آنها محدود به یک شبکه یا یک سازمان نیست.
این تجربه میتواند در زمان حل مشکلات پیچیده بسیار ارزشمند باشد.
گاهی یک مشکل برای یک شرکت کاملاً جدید است، اما یک تیم متخصص ممکن است قبلاً با نمونه مشابه آن مواجه شده باشد.
چرا شرکتهای بزرگ هم به پیمانکار IT نیاز دارند؟
ممکن است تصور کنیم فقط شرکتهای کوچک به برونسپاری IT نیاز دارند.
اما شرکتهای بزرگ معمولاً حتی بیشتر به مشاوران و پیمانکاران تخصصی نیاز دارند.
زیرا زیرساخت آنها پیچیدهتر است و ممکن است شامل:
- چندین سرور
- چند شعبه
- فایروالهای متعدد
- شبکههای VLAN
- ارتباط بین شعب
- سیستمهای VoIP
- تعداد زیادی کاربر
- Backupهای متعدد
- سیستمهای مانیتورینگ
باشد.
در چنین محیطی، وجود یک تیم بیرونی متخصص میتواند بهعنوان لایه دوم تخصص و نظارت عمل کند.
یک مدل حرفهای برای مدیریت IT
یکی از مدلهای پیشنهادی برای شرکتها:
لایه اول — نیروی IT داخلی
رسیدگی به:
- کاربران
- مشکلات روزمره
- Help Desk
- پیگیری درخواستها
- امور داخلی
لایه دوم — شرکت پیمانکار IT
رسیدگی به:
- طراحی شبکه
- سرورها
- فایروال
- امنیت
- مجازیسازی
- Backup
- مانیتورینگ
- پروژههای تخصصی
- مشاوره و نظارت
لایه سوم — مدیریت
تصمیمگیری درباره:
- بودجه
- توسعه زیرساخت
- امنیت
- سیاستهای IT
این مدل باعث میشود مسئولیتها مشخصتر و زیرساخت سازمان قابلکنترلتر باشد.
قرارداد IT فقط برای زمان خرابی نیست
یکی از اشتباهات رایج این است که شرکتها فقط زمانی به سراغ پیمانکار IT میروند که شبکه یا سرور خراب شده باشد.
در حالی که یک قرارداد حرفهای میتواند شامل موارد زیر باشد:
✔ پشتیبانی روزمره
✔ مانیتورینگ
✔ سرویس دورهای
✔ بررسی امنیت
✔ Backup
✔ مستندسازی
✔ مشاوره خرید تجهیزات
✔ برنامهریزی توسعه
✔ بررسی وضعیت سرورها
✔ مدیریت و رفع مشکلات شبکه
یعنی هدف اصلی، فقط تعمیر خرابی نیست؛ بلکه جلوگیری از خرابی و حفظ پایداری زیرساخت است.
چرا شرکت IT بهتر از یک فرد میتواند پشتیبان سازمان باشد؟
موضوع فقط تعداد متخصصان نیست.
یک شرکت حقوقی و تخصصی دارای:
- قرارداد مشخص
- تعهدات مشخص
- شرح خدمات
- مسئولیت مشخص
- فرآیند پشتیبانی
- مستندسازی
- ساختار سازمانی
است.
در نتیجه رابطه کاری از یک همکاری فردی به یک رابطه حرفهای و قابل مدیریت تبدیل میشود.
جمعبندی
داشتن نیروی IT داخلی و همکاری با یک شرکت تخصصی IT، دو راهکار متضاد نیستند.
اتفاقاً ترکیب این دو میتواند یکی از بهترین مدلهای مدیریت فناوری اطلاعات برای شرکتها باشد.
نیروی داخلی، نزدیکترین فرد به کاربران و فرآیندهای سازمان است و پیمانکار IT، تیم تخصصی، مشاور و ناظر زیرساخت محسوب میشود.
این مدل به شرکت کمک میکند بدون اینکه مجبور باشد برای هر تخصص یک نیروی تماموقت استخدام کند، به دانش تخصصی حوزههای مختلف IT دسترسی داشته باشد.
از طرف دیگر، مستندسازی، مدیریت دسترسیها، پشتیبانی تیمی و وجود قرارداد مشخص باعث میشود زیرساخت سازمان به یک فرد وابسته نباشد.
در نهایت، هدف برونسپاری IT این نیست که نیروی IT شرکت حذف شود؛ هدف این است که نیروی IT تنها نماند.
یک نیروی IT خوب، یک سرمایه برای سازمان است؛ یک تیم IT متخصص، پشتوانه آن سرمایه است.
